АТС поможет вашей компании контролировать телефонные продажи. Журнал звонков (детализация) – один из важнейших разделов АТС, где отображаются все звонки ваших сотрудников.
В журнал попадают все входящие и исходящие звонки с мобильных, SIP-телефонов и софтфонов, в том числе звонки между сотрудниками одной АТС по добавочным номерам.
Здесь вы можете:
Чтобы создать заметку, во время прослушивания записи разговора нажмите на иконку рядом с кнопкой «Скачать».
Нажмите на имя сотрудника в таблице или введите его в поле «Найти звонок», и вы можете посмотреть историю звонков конкретного менеджера за выбранный период.
Нажмите на номер клиента или введите его в поле «Найти звонок» и вы получите все его звонки в вашу компанию за выбранный период.
Как не записывать звонки руководителя и предупреждать клиента о записи?
Нажмите на кнопку «Фильтры», чтобы отсортировать звонки по номерам, отделам, сотрудникам и статусам обработки пропущенных вызовов.
Откроется боковая панель с фильтрами. Выберите нужные вам значения фильтров и нажмите «Применить». В таблице останутся только те звонки, которые соответствуют заданным вами параметрам.
Чтобы в режиме реального времени следить за тем, какие неотвеченные звонки уже обработаны, а какие нет, используйте фильтр «Контроль пропущенных» и цветные метки в таблице со статусом пропущенного.
Благодаря фильтру «Контроль пропущенных» вы сможете легко найти непринятые звонки, на которые сотрудники не перезванивали или не дозвонились.
Цветные метки статусов обработки пропущенных звонков размещены в крайнем правом столбце таблицы. Эти метки помогут понять, в каком статусе находится каждый неотвеченный звонок: перезвонил ли менеджер клиенту или пропущенный вызов так и остался без ответа.
Чтобы исключить спам-звонки, выявить подозрительно короткие или слишком длинные разговоры, требующие внимания, используйте фильтр «Длительность разговора».
При настройке фильтра можно выбрать стандартные значения или добавить свои. Для последнего в выпадающем списке фильтра «Длительность разговора» нажмите «Добавить длительность».
В открывшемся окне укажите необходимую длительность разговора (от 1 секунды до 60 минут) и нажмите «Добавить».
После этого в выпадающем списке появится блок «Добавленные», где будут находиться все созданные вами значения.
После того как вы выбрали нужную вам длительность разговора в выпадающем списке, нажмите «Применить». В таблице останутся только те звонки, которые превышают заданное время. В нашем примере это все разговоры от 1 мин. 30 сек.
Чтобы изменить или удалить добавленную длительность разговора, в фильтре «Длительность разговора» наведите курсор на нужное значение и нажмите на шестеренку справа от времени.
В открывшемся окне исправьте длительность или удалите ее, нажав на корзину.
Подтвердите удаление добавленной длительности разговора.
При выборе фильтра «Через отдел» вы увидите входящие звонки, которые были направлены на указанный отдел, и исходящие звонки сотрудников этого отдела с общих номеров компании. В этом фильтре вы можете выбрать не только действующие, но и удаленные отделы, которые работали со звонками в выбранном периоде.
В фильтре «Участники звонка» вы можете не только выбирать каждого сотрудника по отдельности, но и сразу настроить фильтр по всем менеджерам нужного вам отдела. При выборе всех сотрудников отдела в журнале отобразятся все звонки с участием каждого сотрудника, в том числе прямые звонки на внутренние номера.
Чтобы вы в любой момент видели, по какому принципу выполнена сортировка звонков, выбранные значения фильтров закрепляются над таблицей звонков. Каждый заданный вами параметр – в отдельной серой плашке. Чтобы быстро отменить выбор не нужного вам значения фильтра, нажмите на крестик в соответствующей плашке. Таблица обновится с учетом оставшихся параметров.
Если хотите разом отменить все выбранные фильтры, нажмите на кнопку «Фильтры» и в открывшейся боковой панели кликните «Сбросить выбранное».
Иногда руководителю важно видеть в Журнале не сотрудника, который завершил звонок, а того, кто его принял. По умолчанию в столбце отображается тот, кто завершил звонок. Чтобы изменить эту настройку, нажмите на шестеренку под строкой поиска.
В открывшемся окне выберите вариант отображения «Сотрудник, принявший звонок» и нажмите «Сохранить».
С таким отображением столбца «Сотрудник» вы можете контролировать работу секретарей и администраторов — отфильтровать и прослушать все звонки, которые они приняли, чтобы удостовериться, что эти сотрудники соблюдают стандарты общения в компании.
Также, если менеджерам переводят много нерелевантных звонков, можно разобраться, кто именно это делает. При стандартных настройках столбца «Сотрудник» отфильтруйте звонки по менеджерам, которые жалуются на нерелевантные запросы, а затем смените отображение столбца «Сотрудник» и увидите тех, кто принимал эти вызовы.
Вы можете выгрузить историю звонков в Excel, чтобы построить необходимые вам отчеты.
Вы можете скачать файлы записанных разговоров, чтобы хранить их дольше, чем на сервере. Здесь они хранятся лишь год с момента создания. Также прямое скачивание упростит загрузку записей в CRM и другие системы.
Для скачивания можно использовать любой FTP-клиент. Советуем в настройках программы:
Скачать файлы может любой пользователь ВАТС со статусом «Администратор».
Параметры доступа:
Файлы размещаются в каталоге recordings и сгруппированы в каталоге по дням вида ГГГГ-ММ-ДД:
Внутри папок файлы записи имеют имена вида anna_out_2022_10_10-12_49_26_79260024015.mp3, где: